一般利用者不需要任何证件（或只需凭个人的有效身份证明）就可以到档案馆查阅档案。查阅室大都宽敞明亮，让人感到宁静而舒适。档案馆前台的接待人员会向利用者解释有关使用档案的权利，告知所需档案是否会有所限制，并主动协助利用者进行查询研究。为更快捷有效地协助利用者查找到所需档案，档案馆除了在查阅室备有常用的检索卡片、目录、索引外，还编印各种辅助材料，如档案简明指南、各种档案摘录（Archives in Brief）、各类专题或新系列的档案资料简介等等。有的档案馆还特意到其他档案馆、图书馆等调阅用户需要而本馆没有的各种资料，可谓服务到家。
在档案的查阅方式上，利用者除了直接到档案馆向工作人员提出自己的要求外，还可以采用致电、写信、传真或寄电子邮件等形式给档案馆，要求查阅。从20世纪90年代中期，澳、新两国的档案工作者就开始利用电子网络来提高开放利用的效率。但是，目前在互联网上公布的大都是有关档案工作的法规准则和各种专题档案介绍、索引，在网上公布的档案原件还是少数。去年，在澳大利亚国家档案馆查阅的有25400人，但另有50多万人访问了该馆的网站，该网站共有2600万条包括摘要、索引等的信息。如利用者在该网站上检索到所要内容，可发电子邮件要求调阅，国家档案馆的信息服务部即会将所需档案原件调出来放到网上，读者便可阅览并下载或打印。去年，共有8000多用户在网上要求调阅该馆的档案。
四、讲究实效的现代化管理
我们参观的档案馆都建在城市中心（个别库房在郊外），外表简洁明快，不拘一格。档案库房楼层不多，但均为大仓库式，高大宽敞,一间（一层）就有2000多平方米。澳大利亚国家档案馆馆藏档案350公里（按架算），其他州立档案馆馆藏约20公里左右。装具基本为高质量密集架和底图柜。库房装修以实用、方便为原则。库房温湿度自动控制，装有自动吸尘装置。日光灯照明，视觉非常好，电线、消防水管及通风管道等均安装在室内墙体外，以便于检修。所有档案除了书籍形式的各种年鉴、专题资料外，其他文件一律不立卷，（有的在文件左上方有一金属钉）按规则有序地排放在纸盒里上架。有的档案馆已将装具及档案盒编上条形码，以便检索、管理。为了尽量延长档案的寿命，一般在提供、使用档案时，尽可能地提供缩微片。对于一些较为珍贵的图纸，都用透明塑料纸封好后再保存。
为了保证档案载体的质量，澳大利亚国家档案馆的专业人员经常与生产纸张、墨水的企业保持联系，对书写材料进行各种试验，制定法则，规定档案书写材料的标准。他们还在各州设立实验室，培训人员，监督实施。
开放档案上网工程对两国档案工作来说是一项巨大的工程。他们从实际出发，首先进行各种调研，确定公众最需要、最感兴趣的一系列热门专题，先上网。澳大利亚国立档案馆信息服务部主任李查德·萨默里尔先生向我们介绍说，他们的主要任务是逐步将国家档案馆的所有开放档案放到网上，使全国及世界各地的用户都能迅速、清晰地查到所需档案。为了尽快将更多馆藏档案上网，李查德·萨默里尔先生说他们正在赶时间，抢速度，日夜加班，仅7月份就整理了7000多条档案信息上网。
五、多样化的宣传方式
为了进一步提高公众的档案意识，积极宣传档案和档案工作，提高档案馆的知名度，澳、新两国档案工作者不拘形式，多途径地开展宣传工作。
1.出版刊物。如新南威尔士州州立档案馆每年出版通讯《Now and Then》，让公众知道该馆服务改善的方面及一些活动项目、计划，了解本馆的最新档案资料信息。
2.定期举办各种讲座。
3.在保证档案安全无损的情况下，到全国各地展览。
4.办好陈列。以丰富的资料，活泼的形式，吸引公众前去参观。澳大利亚国立档案馆副馆长加布里埃尔·海斯洛普女士向我们介绍说，今年是澳大利亚联邦成立100周年，全国有许多团体和个人到该馆参观，接受爱国主义教育。
5.编研成果颇丰。除了前面提到的各种供查阅用的档案指南、检索手册外，各档案馆还利用档案编辑出版了大量装帧精美的专题资料、书籍。我们在澳大利亚国家档案馆的资料阅览室里看到，贴墙书架上放满了该馆新出版的各种书籍，有介绍怎样查祖寻根的《Finding family》，有介绍土著人历史的《Befween Tow Worlds》。读者轻松随意地在沙发上阅览、翻阅，如感兴趣或需要，就可当场购买。
6.大量发放印有珍贵档案、档案馆图标及地址、网址、电子邮箱、服务项目等简要介绍的明信片、书签等。
由于档案馆的积极宣传和整体文化背景的影响，两国不仅公众的档案意识非常强烈，整个社会都视档案工作为一项崇高的事业，给予支持和关心。在新西兰国家档案馆奥克兰分馆，有几位老年志愿者，多年来一直无偿地为该馆做些诸如整理档案、制卡、电脑录入等工作。面对我们的好奇，她们坦然微笑着说：档案馆的工作非常重要，但工作量大且繁琐，现有的工作人员力量有限，我们能做点力所能及的事，也算是对社会公益事业的一份贡献。
在十多天的参观考察中，澳、新两国各级政府对档案工作的极其重视，档案工作及工作人员在社会上的较高地位，档案现代化管理上的一些理念和经验，档案人员的敬业、务实，视用户为上帝的精神，以及公众强烈的档案意识、参与意识等等都带给我们不少启发，给我们留下了深刻的印象。
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